시간관리는 본질에 있어서 자기관리입니다. 시간을 잘 활용하려면 다음 두 가지를 명심하여야 합니다. 하나는 계획을 세우고, 우선순위를 정하며, 인생이라는 소중한 선물을 위해 매사에 현명하게 선택하는 법을 알아야 하는 것이고, 다른 하나는 매일, 매시, 매분, 시간을 절약하는 법을 배워야 한다는 것입니다. 할 일을 잘 선택하고, 시간을 효율적으로 사용하기 위한 방안에 대하여 몇 가지 제안을 드리고자 합니다.
  먼저 시간의 본질에 대하여 언급하고 시간관리를 위한 도구를 살펴볼 것이며, 계획수립의 원칙과 방법을 알아보고, 단위시간에 집중도를 높여 시간의 밀도를 제고하는 방안을 기술할 것이며, 시간관리에 대한 경구로 논의를 마칠까 합니다.
  
시간의 본질

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  웹스터(Webster) 사전에 의하면 시간이란 ‘과거로부터 현재를 거쳐 미래로 이어져 가는 사건들의 기간 안에서 측정되는 비공간적 연속체’01라고 시간의 의미를 해석하고 있습니다. 시간을 일어나는 크고 작은 사건의 연속적 체계라고 정의하고 있는 것입니다. 시간(時間)은 때 시(時) 자와 사이 간(間) 자의 결합입니다. 때라는 것은 공간과 결부되어 있고 공간은 그곳에서 일어나는 사건과 관련이 있습니다. 결국, 그때 그곳에서 일어나는 사건들의 연속적인 흐름이 시간입니다.
  시간과 공간은 물리적 존재(physical observable being)가 아니고, 사람마다 달리 느끼는 형이상학적 개념(metaphysical notion)에 불과합니다. 어느 날 갑자기 우주 전체에서 시계가 사라진다 해도 지구는 여전히 태양 주위를 돕니다. 존재하는 것은 물질과 에너지뿐이요, 그들의 상호작용에 의한 흐름과 운동뿐입니다. 이런 의미에서 아인슈타인은 “시공간은 없다(Space-time is nothing).”고 한 것입니다.
  시간관리에서 시간이 실재하는 것이 아님을 아는 것은 매우 중요합니다. 시간은 존재하지 않고, 다만 연속적으로 일어나는 사건이 있을 뿐입니다. 시간을 강력한 실존으로 여기면 시간을 다루기 힘들어집니다. 시간은 마음먹기에 따라서 늘일 수도 줄일 수도 있는 것이니, 시간에다 일을 배정하는 것이 아니라 일을 선택하고 그것에 시간을 배정하는 것이 시간관리의 핵심입니다. 예를 들어 하루라는 시간에 ‘『중용』읽기’를 배정하는 것이 아니라 ‘『중용』읽기’에 2시간을 배정하면 전자는 하루가 지나도 『중용』을 다 읽지 못하게 되지만 후자는 2시간 만에 『중용』을 다 읽을 수 있게 됩니다.
  
시간관리 도구

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  1) 시간관념: 시간관념은 시간을 소중히 여기거나 시간을 철저히 지키려는 의식이나 생각입니다. 사회에서는 시간을 돈이라 하지만, 우리 도에서 시간은 생명입니다. 시간을 생명이라 규정한 역사는 동서고금을 통하여 없는 일입니다. 시간을 돈으로 보면 시간을 잃으면 돈을 잃는 것이지만, 시간을 생명으로 보면 시간을 잃는다는 것은 생명을 잃는 것입니다. 시간에 대한 관념은 이토록 중요한 것입니다. 시간을 생명처럼 소중히 여기고 시간을 엄수하는 일은 도인의 기본자세입니다. 생명같이 귀한 시간을 잠시도 헛되이 보내는 일이 있어서는 안 되겠습니다.

  2) 시간관리 매트릭스: 우리가 일상에서 시간을 사용하는 두 가지 기준은 중요한 일과 급한 일입니다. 이것을 기준으로 시간관리 매트릭스를 구성하면 다음 표와 같이 ① 중요하고 급한 일 ② 중요하지만 급하지 않은 일 ③ 급하지만 중요하지 않은 일 ④ 중요하지도 않고 급하지도 않은 일로 나누어집니다. 
  

 
  우리가 일상생활 중 행하는 대부분의 활동은 시간관리 매트릭스의 4가지 사분면 중 하나에 들어갈 것입니다. 시간을 사용하는 방식이 일반사람과 우수한 사람이 다른데, 일반사람은 ① 분면에서 25~30% ② 15% ③ 45~60% ④ 10%의 시간을 보내지만, 우수한 사람은 ① 분면에서 20~25% ② 50~65% ③ 15% ④ 2%의 시간을 보낸다는 것입니다. 이것은 시간관리에서 매우 중요한 점을 시사합니다. 이런 비유를 들어보세요. 어느 시골 마을에 한 나무꾼이 열심히 장작을 패고 있었습니다. 지나가던 선비가 보니 도끼날이 무디어 장작이 잘 쪼개지지 않았습니다. 그래서 “도끼날을 갈고 장작을 패시오.” 하였더니, 나무꾼은 “내가 지금 장작을 패느라 너무 바빠서 도끼날을 갈 시간이 없소이다.” 하더랍니다. 흔히 너무 바빠서 책을 읽을 시간이 없다고 하는 사람이 이 어리석은 나무꾼의 우를 범하는 것과 같습니다.
  책을 읽고 외국어를 익히며, 학습하여 자기계발을 하는 것은 나무꾼이 도끼날을 가는 것과 같아서 자신이 하는 일에 더 큰 효율을 얻을 수 있는 것입니다. ① 분면의 시간은 일반인과 우수인이 비슷하고, 주로 ②, ③ 분면에서 차이가 나므로 ③, ④ 분면의 시간을 할애하여 ② 분면에 투여하는 것이 효과적인 시간운용입니다.

  3) 하루 3분할 법: 하루를 오전(기상 후 정오까지), 오후(정오에서 6시까지), 밤(6시에서 취침 전까지)으로 나누어 오전에 집중적으로 업무를 처리하거나 창조적인 일을 하고, 오후에는 보다 덜 집중력이 요구되는 일을 하며, 저녁에는 가장 집중력이 덜 요구되는 일을 배치합니다. ‘파레토의 법칙(20/80)’은 ‘전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상’을 가리키는데 예를 들어, 20%의 고객이 백화점 전체 매출의 80%에 해당하는 만큼 쇼핑하는 현상을 설명할 때 사용합니다. 시간관리에서도 이 법칙은 유용하여 정신이 맑은 오전 20%의 시간으로 전체 업무의 80%를 해낼 수 있습니다.
  3분할법을 오전 – 아웃풋(OUTPUT), 오후 – 인풋(INPUT), 밤 – 리셋(RESET) 개념으로 활용할 수도 있습니다. 오전에는 창조적이고 생산적인 일, 글을 쓰거나 기획서를 입안하거나 없던 것을 만들어내는 아웃풋의 시간으로 설정하고, 오후는 독서를 하거나 체험하거나 정보를 수집하는 인풋의 시간으로 사용하며, 밤은 컴퓨터를 리셋하듯 새날을 위한 재충전의 시간으로 활용하는 것입니다. 오전 오후 밤을 각각 3등분으로 잘게 나누면 9등분이 되고 각각의 시간대에 할 일을 기입하면 하루에 9가지 일을 할 수 있습니다. 

  4) 도구의 활용: 인간이 동물과 다르게 능력 면에서 우월한 점은 사고력과 도구사용 능력입니다. 사람이 땅을 파는데 삽이라는 도구가 없으면 손으로 파야 합니다. 그리고 중장비라는 도구가 없이 삽으로는 빌딩을 지을 수 없습니다. 도구의 중요성이 이와 같으니 각종 도구의 활용에 응당한 주의를 기울여 도구활용의 기술을 익혀야 합니다. 학습과 생각정리의 도구로 마인드맵(mind-map)02을 활용하고 속독법을 익히며, 스마트폰을 PC와 연동하여 사용할 줄 알아야 합니다. 과거에는 읽고 쓸 줄 모르면 문맹이라 하였지만, 현대는 읽고 쓸 줄 알더라도 인터넷과 스마트폰을 활용하지 못하면 그것이 문맹입니다.

  5) 2청ㆍ2정의 생활화: 2청·2정은 청소·청결·정리·정돈입니다. 청소는 필요 없는 것을 없애는 것이고, 청결은 청소된 상태를 유지하는 것이며, 정리는 필요한 것을 제자리에 두는 것이고, 정리된 상태를 유지하는 것이 정돈입니다. 정기적으로 청소하고 매일 일과가 끝나면 15분간 정리ㆍ정돈하며 내일 할 일 목록을 작성하면 업무의 효율을 획기적으로 높일 수 있습니다.
  
계획수립의 방법

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  1) 목표설정: 하고자 하는 일의 성공은 반드시 집중과 함께합니다. 일심(一心), 즉 성공(成功)입니다. 여름에 돋보기로 종이를 태우는 일에 비유할 수 있는데, 돋보기의 초점을 이리저리 움직여서는 아무리 오래 비추어도 불이 붙지 않습니다. 한 점에 초점을 맞추고 빛을 집중하면 이내 연기가 피어오르면서 종이에 불이 붙습니다. 목표설정은 이렇게 중요한 것입니다.
  목표설정과 관련하여 하버드대의 연구가 있는데, 재학시절 뚜렷한 목표를 세우고 그것을 달성하기 위한  구체적인 계획을 세운 학생은 전체의 3%였고, 13%는 목표는 뚜렷했지만, 구체적인 실천계획은 없었습니다. 졸업 후 그들의 수입은 목표와 계획이 뚜렷했던 3%는 나머지 97%의 평균수입의 10배에 달하는 수입을 올리고 있었고, 목표만 있던 13%는 나머지보다 평균 2배의 수입을 올리고 있었습니다.

  2) 계획수립의 3원칙: 계획을 세울 때는 계량적일 것, 시한부적일 것, 구체적일 것, 이 세 가지 원칙에 따라야 합니다. 누가 어떤 것을 얼마만큼 언제까지 어떻게 할 것인지가 계획수립에 포함되어야 합니다. 

  3) 년ㆍ월ㆍ주ㆍ일의 시간계획: 12월에 다음 해의 계획을 세우고, 월말에 다음 달 계획을 세우며, 일요일에 다음 주 계획을 세우고, 하루 일과를 마치며 내일 계획을 세웁니다. 하루에 1%의 시간을 계획을 세우는 데 할애하여 어떤 하루를 맞이할지 그려보고 하루를 산다면 결과는 좀 더 좋아질 것입니다. 계획에서 중요한 것은 우선순위를 정하는 것입니다. 10분(1%)이면 되는 그 시간이 나머지 99%의 시간을 지배합니다. 매일 매일의 성공이 인생의 성공입니다. 운수는 평상시 수도와 직결됩니다.

  4) 할 일 목록(To do list): 내일 해야 할 일을 6가지를 종이에 적습니다. 중요도의 순서대로 번호를 붙입니다. 그 다음 날 업무가 시작되면 1번부터 처리하고 다 마치면 2번, 다 마치면 3번 순으로 처리합니다. 이것을 매일 반복합니다. 이 방법은 간단하지만 한 기업가가 이 조언에 대한 대가로 25,000달러(2,500만 원)를 지불했던 매우 효율적인 시간관리 도구입니다. 

  5) 계획-실행-점검: 이것은 기획의 3단계 순환으로 플랜·두·씨(plan-do-see)로 기억해두면 좋습니다. 계획을 세우고 그것을 실행하며, 실행 후에는 점검하고, 점검 후에는 과부족을 살펴 고쳐서 다시 계획을 세우는 나선형의 발전적 순환구조를 반복합니다.
  
시간의 밀도

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  1) 마감시간 정하기: 해야 할 목표와 그 목표에 이르기 위한 길까지 정해놓았다면 이제는 그것의 마감시간을 정해야 합니다. 무슨 일이든지 마감시간을 정해놓으면 집중력이 높아져 시간의 밀도를 높일 수 있습니다. ‘마감시간이 정해져 있지 않은 업무는 무효다.’는 말이 있듯이 업무를 시작하기 전에 마감시간을 설정해 놓는 것은 매우 중요합니다.

  2) 타이머의 사용: 15분 모래시계나 타이머를 이용하여 시한을 정해놓고 일하면 시간의 밀도를 높일 수 있습니다. 책을 읽을 때나 업무를 볼 때도 타이머로 시간을 정하여 50분 하고 10분 휴식하는 방식이 업무의 효율이 높습니다.

  3) 15분 단위의 시간활용: 하루 1,440분의 시간에서 수면시간 4시간을 빼면 1,200분이 되고 15분으로 나누면 80개의 시간 영역이 생기는데 이렇게 시간구분을 하여 일을 하면 시간의 밀도가 높아져 같은 시간으로 많은 일을 할 수 있습니다. 예를 들어 1시간을 15분으로 나누면 4개의 시간영역이 생기는 데 그냥 1시간 동안 일을 하는 것보다 15분씩 나누어 3회를 반복하고 15분 휴식을 하는 것이 실제로 실행해보면 집중력이 높아져 더 효율적이라는 것을 알게 됩니다.
  아이젠하워 대통령은 한 번에 한 가지 일을 하는 원칙을 가장 굳게 확신하고 있는 사람 가운데 하나입니다. 그는 “대통령의 막중한 일을 계속해내기 위해 내가 발견한 유일한 방법은 한 번에 한 가지 일을 끝까지 해내는 일이다. 그리고 일을 남겨서 결코 이튿날로 넘기지 않는 것이다.”라고 말하였습니다. 기회를 보아 일을 시작하고 이미 시작한 일은 뒤로 미루는 법이 없이 철저히 완수하여 끝을 보아야 합니다. 

  4) 6배속의 비결: 1시간에 할 일을 집중력을 높여 15분 만에 하면 업무의 효율은 4배속이 되고 10분 만에 하면 6배속이 됩니다. 6배속으로 높이기 위해서는 10분을 1시간이라고 생각하고 행동하기만 하면 됩니다. 단지 그뿐입니다. 10분이 1시간이 되면 하루는 144시간이 됩니다. 시간의 밀도를 높이는 것은 거의 무한히 가능합니다. 시간을 무한히 조밀화하면 체감시간도 무한히 확장할 수 있습니다. 
  
시간관리 경구

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  1) 시간관리 10계명
  - 시간은 생명이다. 잠시도 헛되이 보내지 말라!
  - 하루를 오전·오후·밤으로 나누고 오전을 창조적인 일에 사용하라!
  - 일에는 본말(本末)과 시작과 끝이 있으니, 중요한 일부터 먼저 하라!
  - 시작이 반이다. 해야 할 일이면 당장 시작하라!
  - 마감시간을 정해놓고 일하라!
  - 타이머를 사용하여 단위시간당 집중력을 높여라!
  - 지금 여기서 만나는 이 사람이 소중하다. 최선을 다하라!
  - 운동은 몸이 하는 명상이다. 매일 정해진 시간에 규칙적으로 운동하라!
  - 일과 후 15분간 정리·정돈하고 내일 할 일 목록을 작성하라!
  - 무슨 일을 대하든 지금 이 순간 성(誠)·경(敬)·신(信)을 다하라!
 

2) 시간관리 실천목록
  [계획]
  - 목표를 종이에 적어라!
  - 떠오르는 아이디어는 그때그때 메모하라!
  - 급하지 않지만 중요한 일에 시간을 주로 배정하라!
  - 시간은 미래에서 과거로 흐른다. 희망찬 미래를 설계하라!
  [실행]
  - 지금 여기, 나부터 시작하라!
  - 영감(靈感)으로 할 일을 정하고 거기에 시간을 배정하라!
  - 성사(成事)는 다른 사람과 힘을 합하는 데 있으니, 협력하여 일하라!
  - 하루를 15분 단위로 사용하라!
  - 마인드맵(Mind-map)을 사용하고 속독법을 익혀라!
  - 파레토의 법칙(20/80)을 이해하라!
  [점검]
  - 현재에 집중하고 과거에서 배우며, 미래를 계획하라!
  - 질서는 하늘의 제1법칙이다. 청소·청결·정리·정돈하라!
  - 기쁨, 효율, 편리성을 높이는 방향으로 시간을 관리하라!
  - plan-do-see(계획-실행-점검)의 싸이클을 반복하라!
  

새로운 습관을 만드는 세 가지 열쇠
   1. 좋은 습관을 선택하라!
   2. 오늘 당장 시작하라! 시작이 반이다.
   3. 100일간 하루도 빠짐없이 반복하라!

  시간관리의 핵심요체는 사람을 만나거나 업무를 보거나 책을 읽거나 휴식을 취하거나 무슨 일이든 지금 이 순간 성(誠)·경(敬)·신(信)을 다하는 것입니다.
 
 

참고문헌
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ㆍ나카야마 마코토, 『바쁠수록 돌아가는 마법의 시간관리』, 이진주 역, 서울: 물병자리, 2011.
ㆍ퀸튼 신들러, 『성공한 사람들의 시간관리 습관』, 김영선 역, 서울: 문장, 2009.
ㆍ유성은, 『시간관리와 자아실현』, 서울: 중앙경제평론사, 2007
ㆍ토마베치 히데토, 『초시간뇌』, 박재현 역, 서울: 흐름출판, 2011.
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ㆍ고야마 류스케, 『TIME HACKS 49!』, 신경립 역, 서울: 홍익출판사, 2008.
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ㆍ정선혜, 서영우, 『시간의 마법』, 파주: 21세기북스, 2011.
ㆍ나카지마 다카시, 『업무의 두구상자』, 김하경 역, 서울: 미래의창, 2008.
 
 

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01 a nonspatial continuum that is measured in terms of events which succeed one another from past through present to future.
02 《대순회보》, 129호 「신생활관」 참조. 현재는 공개 마인드맵 프로그램으로 ‘알마인드(ALMind)’를 추천합니다.
  

《대순회보》 169호